O maior patrimônio de uma empresa são os seus recursos humanos. Nenhuma máquina ou sistema, por mais moderno e automático que seja, consegue raciocinar e usar a criatividade para propor melhorias que gerem economias. 

            A globalização está exigindo uma maior competitividade das empresas que, estão sendo obrigadas a produzirem melhor e com menor custo. Quando se pensa em redução de custo, a primeira idéia que surge (infelizmente) é reduzir a mão de obra, ou melhor, demitir pessoas. Quase sempre este conceito está errado pois, em qualquer empresa especialmente indústrias, existem diversos custos quase invisíveis e que quando controlados podem gerar economias superiores às simples demissões de funcionários.

             Desperdícios de: água, energia elétrica, vapor, combustível, gases, lubrificantes, ar comprimido, produtos químicos, embalagens, matérias prima, materiais, peças sobressalentes, ligações telefônicas, cópias, fax, alimentação, cafezinho, produtos de limpeza e itens de escritório são comuns em praticamente todas as indústrias e empresas de modo geral.

             As estatísticas mostram os seguintes desperdícios no Brasil: 

• Até 25% da energia elétrica gerada
• Até 40% da água tratada
• Cerca de 30% dos alimentos produzidos
• Perdas superiores a 30% na construção civil

             Somos campeões mundiais em acidentes do trabalho e temos altos índices de morte e ferimentos, devido acidentes automobilísticos. Também temos sérios problemas de verminoses, cárie, diabetes e hipertensão arterial.

             Se somarmos a estes desperdícios os gastos com afastamentos e tratamentos médicos devido alcoolismo, tabagismo e problemas decorrentes de condições ambientais (calor, ruído, umidade e agentes químicos), certamente chegaremos a valores significativos, ou falando de maneira clara: as empresas jogam muito dinheiro fora sem perceber e pensam em reduzir custos apenas “demitindo pessoas”. Tudo isto pode ser acrescido ao “custo total” e como resultado temos produtos e serviços de baixa qualidade, produtividade insuficiente e logicamente baixa competitividade interna e internacional.

             Nos países desenvolvidos e competitivos estes problemas, praticamente não existem, e entre outras características todos têm altos índices de educação, escolaridade e treinamento profissional. Eles sabem que a maneira mais eficaz de reduzir custos, combatendo desperdícios, é usando a inteligência e criatividade dos funcionários. Não contratam apenas “mão de obra”, mas também “pernas e cérebros”. Pessoas treinadas, educadas, felizes, motivadas e respeitadas como cidadãos e profissionais, têm condições de dar idéias e sugestões que, permitem às empresas economias significativas, muitas vezes com baixo ou nenhum investimento financeiro.

             Educação e treinamento profissional são a base do sucesso. Uma análise rápida e superficial indica que a responsabilidade é do “Estado” pois, é ele quem deve prover escolas de forma a que o trabalhador chegue pronto ao “mercado” e o cidadão pronto para a vida. Do ponto de vista político e constitucional este pensamento pode até estar correto mas, analisando o lado prático da realidade das empresas brasileiras, não se pode esperar anos, ou décadas, pela atuação do “Estado”, especialmente no treinamento profissional. As empresas podem e devem investir na educação e treinamento de seus funcionários pois, além de benefícios e incentivos legais, terão uma força de trabalho melhor preparada com reflexos na qualidade e produtividade, o que as tornam competitivas garantindo suas sobrevivência e continuidade dos negócios. É importante dizer que não se está propondo que o “Estado” abdique dos seus deveres de prover educação mas sim que as empresas, até por interesses próprios, também o façam. Outro ponto é que, não se deve apenas pensar em qualificação técnica e profissional pois, assim estaremos formando apenas autômatos. Temos que formar pessoas com conhecimento e cultura gerais nos diversos campos da ciência, para que com liberdade ajudem o país a progredir.

 O Programa 5S

             Existem diversos métodos de gestão que combatem os desperdícios, dentre os quais o programa 5S, ou dos Cinco Sensos, originário do Japão, e proposto pela equipe do professor Kaoru Ishikawa em maio de 1950. Os 5S são cinco palavras que, quando pronunciadas em japonês, começam pela letra S encerrando em si os conceitos de: Utilização (Seiri), Ordenação (Seiton), Limpeza (Seiso), Bem estar (Seiketsu) e Autodisciplina (Shitsuke). Este programa foi, e continua sendo, a base da qualidade total que transformou em menos de 20 anos, uma nação destruída pela guerra e sem recursos materiais, numa potência industrial e econômica. É claro que não são apenas estas cinco palavras que irão transformar uma empresa e um país. O povo japonês adotou os conceitos dos 5S mas já, naquela época, tinham uma boa e sólida formação escolar, além de histórica e filosoficamente adotarem o combate aos desperdícios. Este hábito faz parte da cultura do Japão. Outro ponto é que trata-se de um povo coletivista, onde existe a participação de todos em todas as tarefas, sendo comum numa empresa ver-se diretores, não só circulando entre os funcionários, mas também participando de algumas tarefas operacionais.

             No Brasil o programa 5S vem sendo empregado, quase que exclusivamente, como um modelo de arrumação ou “housekeeping” utilizando-se apenas, e temporariamente, os 3S iniciais (Seiri, Seiton e Seiso), esquecendo-se que existem uma série de outras ações e Sensos que dão condições para continuidade do programa. O resultado é que em pouco tempo o programa perde força e as pessoas voltam às condições e procedimentos anteriores. O programa é tratado como uma “moda” e muitos pensam que irá resolver todos os males em pouco tempo, de forma simples e mágica.

             Muitos livros de administração e métodos de melhoria da qualidade, citam que estes programas só têm êxito e durabilidade se, entre outras, as seguintes ações forem implementadas: A) Participação real e efetiva da alta administração da empresa. B) Treinamento e qualificação de todos os funcionários. C) Participação total dos funcionários, principalmente com sugestões de baixo ou nenhum investimento financeiro, mas que geram significativas economia e combate aos desperdícios.

 O programa 8S

             Objetivando complementar e adequar a filosofia do 5S ao Brasil, são propostos 3 novos Sensos (Shikari Yaro, Shido e Setsuyaku) de forma a torná-lo um êxito e de uso contínuo. É importante ressaltar que a grande vantagem do programa 8S é que ele não contempla o investimento em máquinas e sistemas automáticos, tratando-se de uma metodologia de gestão de recursos humanos e materiais, baseado totalmente na capacidade intelectual e criativa dos funcionários. O investimento é nos seres humanos, com educação, treinamento e qualificação profissional. A metodologia promove a mudança de comportamento de dirigentes e funcionários que, passam a formar um grupo unido com visão de sobrevivência e continuidade dos negócios, principalmente através da economia e combate aos desperdícios.

 Os 8 Sensos

1. Shikari Yaro: Senso de Determinação e União. Prega a participação determinada da alta administração em parceria com a união de todos os funcionários. O exemplo vem de cima. Motivação. Liderança e comunicação são as chaves deste Senso.

2. Shido: Senso de Treinamento. Prega o treinamento do profissional e a educação do ser humano. Estas ações qualificam o profissional e engrandecem o ser humano que, passa a ter melhor empregabilidade, essencial nos tempos modernos, onde o desemprego está aumentando e os novos postos de trabalho exigem profissionais educados e treinados. Este segundo Senso também engloba o planejamento de todo o programa.

3. Seiri: Senso de Utilização onde, deve-se separar os objetos, documentos, dados e serviços em necessários ou não. Os necessários são separados para uso, os desnecessários são disponibilizados ou descartados, sem agressões ao meio ambiente. Este é o primeiro Senso prático e ao praticá-lo descobre-se a enorme quantidade de coisas inúteis que se costuma guardar, causando desperdícios, bagunça, sujeira e poluição visual, além de tornar os ambientes potencialmente inseguros.

4. Seiton: Senso de Ordenação onde, os itens necessários são ordenadamente guardados de forma a serem usados de forma rápida e segura. Ordem e progresso. Todos os itens são identificados, ordenados e armazenados de tal maneira que sua utilização economiza tempo. Após o uso, o item deve ser recolocado no mesmo local, do mesmo modo e em boas condições.

5. Seiso: Senso de Limpeza. Em ambientes limpos, bonitos, agradáveis e seguros, existe maior motivação e as pessoas usam melhor a capacidade criativa.

6. Seiketsu: Senso de Bem Estar. Este é resultado dos cinco Sensos anteriores.Em um ambiente de participação coletiva, união, com treinamento e educação, organizado, ordenado, limpo e seguro, o Bem Estar aflora naturalmente.

7. Shitsuke: Senso de Autodisciplina. É quando todos respeitam tudo e todos. Não um respeito cego, apenas por respeitar, mas a compreensão de que todos fazem parte do elo da corrente (a empresa) e se um elo se rompe a corrente se enfraquece, causando desperdícios e prejuízos.

8. Setsuyaku: Senso de Economia e combate aos desperdícios. Este é o ponto culminante do programa 8S pois, uma vez que os sete Sensos anteriores estejam incorporados ao comportamento das pessoas, estas sentem-se motivadas para sugerir modificações e melhorias, quase sempre de baixo ou nenhum investimento, mas que combatem os desperdícios reduzindo os custos e aumentando a produtividade.

 Fonte: Artigo Política 8S - José Abrantes - Professor da UERJ